1.  Planning
2.  Options
3.  Menu

a)      Planning
b)      Information about food Products

i.    Information for the Caterers
ii.   Information for participants

c)      Preferences within the  CoCo community

4.  Evaluation of catering at CCI 2007
5.  Tasks for Volunteer Caterers at CCI events

1.  Planning

These are the points that should be considered when planning the catering for a CCI event.

Allocation of tasks

  • Who will collate and communicate the information received from participants about

a.      Food preference

b.      Special dietary needs
It is a good idea to define a "need".  There is a difference between what is "medically necessary" and what is "a choice made by participants".

  • Who will be responsible for communication / negotiation with the catering staff at the venue

Considerations re diet communications with participants

Provide information to participants (using leaflet and/or website) about:

  • Food options available to them
  • Options for special diets
  • Availability (or not) of alcohol, tea, coffee, and soft drinks

Deadline for requests

A deadline for requests for special diets is necessary because volunteers and kitchen staff need extra time to created special menus and to order ingredients that may not be available form their normal suppliers.

Gathering information from participants (when they register for the event using leaflet and/or website):

How will information about diet be sent to the appropriate contact person?

  • automatically from the server
  • By post / email from the registration officer


Considerations re diet communications with the venue and the catering staff:

Ask the caterers how they want to communicate with the participants before and during the event; individually or through a single contact person

Planning during the build-up to the event

More than one month before: Correspond with participants to clarify that the information received is accurate and to decide which products can / cannot be eaten (see the example given in the attachment) and ask them for alternatives. This allows the negotiations with the caterers to establish a menu they are able to source and which meets the needs of participants.

3 weeks before: The caterer should provide a provisional menu for the week.  This allows the contact person to check it and to clarify any outstanding problems before the actual CCI.

2 weeks before: Indicate to the caterers the number of participants together with the relative numbers of vegetarians and people eating fish and/or meat. Specify how many people from each group have a diet.

Inform the venue organisers about the daily timetable and check where and when refreshments will be available.

Check with the venue staff, how they wish to organise the supply of extra drinks (and/or alcohol if available)

By the day before the event: Have prepared the table for each day's menu (see appendix***) which clarifies the product information and clarifies which options are suitable for individual participants.

During the CCI event:

First day before first meal: Meet with the caterers to ensure the food will be served in the agreed manner and that menus / product information are available in all necessary languages and formats.  Decide how unplanned changes will be handled and how to provide food for late arrivers.

At the opening circle inform participants how the catering will be organised.  (Hold a separate meeting to inform those with a diet of the special arrangements made of their behalf.)  Agree arrangements for buying extra drinks and / or alcohol, e.g. a bar tab.

After first meal:  Evaluate with caterers what went well and what needs to be improved.  Bring information about changes to the opening circle.

During the workshop: Appoint a time to meet with the caterers to give them feedback and communicate questions and requests.  Feed information back to participants either individually or at opening circle.

At the end of the event:

  • Arrange for participants to pay for individual extras eg drinks.
  • Appoint a time to celebrate the catering staff and thank them publicly if they wish. (Remember that there may be more than one team of staff.)
  • Arrange a time to meet with the caterers to evaluate the past week and decide how/if to distribute surplus food.  Check consumption of extra drinks (and/or alcohol) and agree final payments with the venue.


2. Options


There are certain possibilities depending on the choice of venue and what can be provided.

  • Drinks
    • Always available or only at specific times (depends on facilities available and costs)
    • Location away from the dining area where water, tea juice etc are available
    • Along with meals: water always available; juice and other non-alcoholic drinks yes/no/available to order. (Alcohol not provided because of evening workshops).
    • Alcohol available after evening workshops yes/no
      Use existing bar or designate a "bar area" where wine and beer are available.
      Is this separate from the "non-alcoholic drinks area"
  • Menu
    • Vegetarian only or mixed (meat / fish available) (cost implications)
    • Ability to cater for special diets (knowledge, availability)
    • Self service or waitress service
    • Setting out of the food: separate tables for meat/fish, vegetarian and special diets
    • Provision for special diet on grounds of medical needs and lifestyle.
    • Menu suitable for everyone or special meals for those with diets (cost implications.
      See also: special requirements . product information for the caterer and for the participants.
  • Schedule for provision of food and drink
    • Check that the provision and times work for the caterers and staff. One possibility (used at CCI2007) is:
  • Breakfast: 8.00 - 9.00
  • Lunch 12.30-13.30
  • Dinner: 18.00-19.15
  • Bar: about 22.00 volunteers ran a bar which was separate from the lounge and the main activity area.  Payment was made using a system of tokens.
  • In order to reduce queuing
  • coffee, tea & hot water in thermos jugs and plates of biscuits were provided at specific times (9.15-10.00, 14.00-14.15).
  • Outside of these times coffee machines provided tea, coffee en hot water
  • Cold water, soy milk, goats milk, cows milk were also available from a fridge.
  • Diet biscuits were available from a separate area.
  • Water and glasses were available near to the workshop rooms.


3. Menu

The Cook will need to have an overview if the dietary requirements in order to create and prepare a menu.

From the workshop registration forms one will get the following information

  • Number of participants and their choices.
  • Number and type of diets.  Do participants users eat purely vegetarian or  do they eat some forms of animal protein? For example: at CCI 2007 18 participants had separate diets. That meant providing meals which were dairy free, sugar free, gluten free, wheat free, yeast free, nut free and free of spices.
  • The ingredients to be bought, preparation times, serving times and locations.


From here it is in Dutch. It still needs translation.

Koks vinden het soms wel dan niet prettig om menusuggesties/ productalternatieven te ontvangen. Vaak is er ook weinig productkennis aanwezig. Vraag of zij eventueel maaltijdsuggesties, recepten zouden willen ontvangen.


In de Nederland wijkt het productaanbod qua ingrediëntensamenstelling van de reguliere groothandel af van het aanbod van de groothandels van de natuurwinkels.

Als je product alternatieven noemt is het ook handig om merknamen te noemen en eventueel de contactgegevens van inkoop technisch zeer onvoordelig om te bestellen via de groothandel. We hebben zelf een productenlijst gemaakt en die voorgelegd aan de kok




Productinformatie voor deelnemers

Dieetinformatie vooraf

  • Formulier opsturen waarin mensen opgeven welke alternatieve producten ze wel kunnen eten (productinput voor kok en de boodschappenlijst

Productinformatie tijdens de CCI

  • Informatiebijeenkomst op de eerste dag Met info hoe het een en ander is georganiseerd, rondleiding waar wat te vinden, mogelijkheid omvragen te beantwoorden.
  • Dagmenu bij de ingang in Nederlands, Engels en Duits, Hongaars indien gewenst
  • Dieetoverzicht per dag; per voorkeursvoeding vlees, vis, vegetarisch, afwijking hierin staan per persoon of dieetgroep aangeven (Zie ook formulier)
  • Bordjes op de buffettafel: vlees, vis, vegetarisch eventueel ruimtelijke scheiding door gebruik van diverse tafels voor andere producten
  • Dieetinformatie achteraf. Bijvoorbeeld:Verkooppunten van dieetproducten via een website geeft adressen van natuurwinkels.


Voedingsvoorkeur COCO-gemeenschap

Deze wensen zijn een algemene indicatie voor een eerste menubespreking met een kok


Ontbijt uitserveertijd 1uur

  • Porridge (havermout met water) voor de gehele groep (1/3 van de groep als hoeveelheidsindicatie)
  • Fruit & muesli en ongezoete yoghurt, bruin brood wordt meer gegeten als wit brood
  • Heet water voor granen koffie
  • Kruidenthee wordt meer gedronken dan zwarte thee (rooibos, groene thee, sterrenmix)
  • Ongezoet vruchtensap
  • Water bij de lunch en het diner

Lunch uitserveertijd 1 uur

  • Ongebonden soepen vegetarisch gist, koemelk en glutenvrij
  • Salades, 1 salade zonder paprika en tomaat en koemelk en zaden en noten
  • Dieettafel waar de producten in hun verpakking staan zodat deelnemers zelf de etiketten kunnen controleren en bordje met productinformatie

Diner uitserveertijd 1 uur

  • Een voorkeur om gevogelte, vis en rundvlees bij de warme maaltijd te eten.
  • Varkensvlees als broodbeleg wordt wel gegeten
  • Geen boter, en ander koemelk producten
  • Geen gebonden sauzen
  • Smaakmakers:verse kruiden,verse gember, zout en witte en zware peper
  • Geen tomaat, paprika, aardappelen of alleen als er een keuze optie is
  • Voor de diëten; volkorenrijst als alternatief opvraagbaar wanneer er deegwaar of aardappels worden aangeboden

4.  Evaluatie CCI 2007


Voeding en drinkaanbod

Een buffetopstelling met 4 tafels (vlees/vis - vegetarisch - saladebar - gemeenschappelijke bijgerechten - dessert)  is ongebruikelijk

Tijdens de CC 2007 is  er voor het ontbijt en de lunch  een aparte dieettafel gemaakt, 1 buffettafel, 1 bijtafel met porridge/havermoutpap, 1 kleine tafel met fruit, 1 bijtafel met zuiveldranken, 2 koffie & theetafels. Soep werd tijdens de CCI uitgeserveerd aan tafel en later ook via een kleine bijtafel (uitserveertijd van de lunch - en dinertijd) Voor het Diner waren er 1 tafels 1 voor de hoofdmaaltijd en 1 voor het dessert.


Het ontbijt en de lunch zijn goed verlopen. Er was genoeg variatie voor alle deelnemers. (soep, salades, fruit, brood, zoet en hartig broodbeleg).


Voor een aanbod van vlees, vis en vegetarisch en diëten is een serveertijd diner (1 uur) een topprestatie(zeer verfijnde afstemming van de bereidingstijd en uitserveertijd) en was er en enorme keuze vrijheid; vlees vis of vegetarisch.. Het maakte het aanbod voor veel mensen met een dieet ook gevarieerd

Door een buffetopstelling kunnen deelnemers zelf kiezen wat zij eten. Mensen hadden van te voren gekozen voor een voedingsstijl. Niet iedereen heeft zicht hieraan gehouden (De kok heeft bij de berekening van de hoeveelheden hier rekening mee gehouden zodat er geen tekorten zouden ontstaan). Het dessert was een of keuze tussen dessert I en II In de praktijk zagen mensen dit als een en keuze en hadden mensen hierdoor geen dessert.

Wanneer alle maaltijden aan tafel zouden worden uitgeserveerd, zijn mogelijke te korten en keuzewisseling minder mogelijk en vallen deze ook mee.

Tijdens de barbecue was zorgde de afwezigheid van de bordjes bij de salades en de vergaarzucht van de deelnemers o.a voor een tekort aan salades voor de vegetariërs en een onevenredige verdeling van het dessert. Verder was het onduidelijkheid wat welke ingrediënten bevatte. Het gevolg was dat 1 dieetdeelnemer ziek werd.

Daarnaast kan je je afvragen of een barbecue in een tijdbestek van 1 uur een feestelijke afsluiting is van een week. Mensen zijn meer bezig met voedselvergaring dan met tafelgenoten een gesprek aan het voeren.


Mijn suggestie is om geen barbecue op het menu te zetten bij een tijdsbesteding van 1.15 minuten.De werkdruk voor de keukenploeg is er hoog en dat gaat ten koste van de instructies voor de bediening wat er voor zorgt dat mensen met een dieet geen eten of beperkt een alternatief hebben.


Samenwerking met de staff

Door de vakantieplanning van de hoofdkok was het definitieve menu niet vooraf klaar De plaatsvervangende kok had geen bevoegdheden en/of/kennis op dit gebied  Dit resulteerde erin dat de eerste 2 dagen de verantwoordelijke vrijwilliger veel extra tijd moest besteden aan een kloppend menu en de daarbij behorende info.


Vooraf waren er afspraken gemaakt over de opslag van dieetartikelen, nodig voor  het uitserveren van de koffie en de thee. Bederfelijke (bijvoorbeeld geitenmelk, sojamelk) en droge dieetartikelen moesten op passende wijze worden opgeslagen. Op een plek waar deelnemers ook zelf bij kunnen.


Er was een vaste plek af gesproken voor dieetartikelen  bij de koffie en theebalie afgesproken.  Door het wisselende personeel ging het soms mis

Tip: Maak een A4tje met een plattegrondje met de namen van de producten/verpakkingsvoorbeeld voor het personeel en leg het bij de voorraad zodat het voor iedereen toegankelijk is.


5.  Taak vrijwilliger(s)  voor de catering van een CCI


  • Minimaal 1 keer naar de locatie te om te zien welke mogelijkheden en faciliteiten er zijn:
  • Verzamelen van de dieetinformatie en de correspondentie met de deelnemers en de catering
  • Doorgeven van menusuggesties en voedingsgewoonten COCO gemeenschap aan de kok
  • Met de kok:doorbespreking menuvoorstel en alternatieven aanbieden voor de diëten
  • Met de kok: doorgeven aantal deelnemers en diëten middels in een overzicht
  • Tijdens de CCI: dieet & productinformatie: informatiebijeenkomst en tijdens het eten via het menuoverzicht
  • Tijdens de CCI een aanspreekpunt voor deelnemers & kok
  • Maak afspraken waar de speciale dieetkoekjes worden neergelegd
  • Suggestie: zorg gedurende de week dat er een wisseldienst is voor de contactpersoon. (werkbelasting & kennisoverdracht ook voor toekomstige CCI's)